RMS Medical Devices gebruikt GDSN: “Gewoon beginnen”
Sinds 2019 plaatst RMS Medical Devices de productdata van medische hulpmiddelen in GDSN. Desondanks blijft de leverancier verzoeken van ziekenhuizen ontvangen om productdata te delen via Excel-formulieren. “Dat is elke keer weer een extra handeling naast ons dagelijks werk”, zegt Michaela Allard, product consultant bij RMS. “Op termijn zal het gebruik van GDSN ook voor ons een ontlasting betekenen.”
RMS Medical Devices voorziet ziekenhuizen in de Benelux van one-stop-solution voor radiologie, urologie, proctologie, gastro-enterologie, pneumologie en een compleet portfolio aan AI-diensten. Dat betekent dat het van oorsprong Belgische bedrijf niet alleen medische hulpmiddelen levert, maar ook persoonlijke service en advies over de inzet ervan. Michaela Allard is één van de medisch opgeleide experts die haar kennis en ervaring inzet om ziekenhuizen te helpen. “Als distributeur kopen we onze materialen in bij circa vijftig leveranciers, waarmee we al jarenlang samenwerken. Samen ontwikkelen we nieuwe ideeën voor oplossingen, maar we hebben geen eigen ontwerp- en productieafdeling”, legt Allard uit.
Onderdeel van de service is het verstrekken van productdata van medische hulpmiddelen. Daarvoor maakt RMS gebruik van het Global Data Synchronisation Network (GDSN). Alle productdata die daarin staan, kunnen ziekenhuizen eenvoudig opvragen en importeren in hun eigen systemen. Uitwisselen van productdata via Excel-formulieren is dan niet meer nodig. “We zijn in 2019 als één van de eerste leveranciers van medische hulpmiddelen gestart met het invoeren van productdata in GDSN. In eerste instantie alleen voor Nederland, aangezien de zorgsector in België wat achterloopt met implementatie van GDSN. Als dat nodig is, kunnen we de productdata straks ook ontsluiten voor Belgische ziekenhuizen.”
Kleine achterstand
Het invoeren van productdata is handwerk binnen RMS. Dat kost best veel tijd, geeft Allard toe. “Het invoeren en onderhouden van productdata doen we naast ons dagelijks werk. Omdat we dat niet wekelijks doen, is het steeds weer even zoeken hoe het systeem ook al weer werkt. Maar gelukkig krijgen we bij vragen goede ondersteuning van GS1”, vertelt ze. “We hebben nu 550 producten opgevoerd, en alle data in GDSN zijn up-to-date. Alleen hebben we een kleine achterstand opgelopen met het toevoegen van nieuwe producten. Die hopen we deze zomer in te halen.”
Wat het delen van productdata mede zo tijdrovend maakt, is dat lang niet alle ziekenhuizen actief gebruik maken van GDSN. Een groot deel blijft voor elk nieuw product nog steeds Excel-formulieren toesturen met de vraag om die in te vullen. “Gelukkig hebben we de boel goed georganiseerd en staat alle productdata inclusief CE-verklaringen en andere certificaten al klaar. Als een ziekenhuis een mailtje stuurt, kunnen we de gevraagde productdata snel terugsturen.”
Een naald met twintig maten
Sinds de start is het invoeren van productdata in GDSN steeds gemakkelijker en efficiënter geworden. Als Allard kansen ziet, voor verbeteringen, laat ze dat weten aan GS1. “Een belangrijke verbetering is dat we voor het opvoeren van certificeringen nu een volledige productgroep kunnen selecteren en de bijbehorende documenten in één keer uploaden. Voorheen moesten we die documenten per individueel product steeds weer opnieuw toevoegen.”
Als dat nodig is, geeft GS1 tips en tricks. “Neem bijvoorbeeld een naald met twintig verschillende maten. In plaats van twintig keer nagenoeg dezelfde datavelden invullen, heeft GS1 een workaround voorgesteld: eerst één artikel opvoeren, dat exporteren naar Excel en dan de identieke data dupliceren. Dan hoeven we zelf alleen nog maar de unieke identificatiecode (GTIN), benaming en referenties aan te passen. Dat scheelt heel veel tijd.”
Vragen over verpakkingsdata
Hoe komt RMS zelf aan alle productdata? “Door op te vragen bij onze leveranciers. De connecties met hen zijn zo goed, dat dit doorgaans weinig problemen oplevert. Als we een nieuw product inkopen, weet onze backoffice exact welke data ze moeten opvragen”, legt Allard uit. “Een belangrijk aandachtspunt is verpakkingsdata, waarover we steeds meer vragen krijgen en waarover we onze klanten in de toekomst misschien verplicht moeten informeren. Op dit moment worden verpakkingsdata zoals afmetingen en materialen lang niet door alle leveranciers verstrekt. Dat betekent soms dat we zelf aan het werk moeten, bijvoorbeeld door verpakkingen zelf op te meten.”
Sinds april van dit jaar is RMS onderdeel van de Asker Healthcare Group, een Zweedse leverancier van medische producten met meer dan vijftig bedrijven in 19 landen. “We blijven in principe zelfstandig opereren onder de naam RMS, maar zullen achter de schermen samenwerken als dat voordelen oplevert”, zegt Allard. “Dat betekent dat we ook onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om samen te werken omtrent productdata. Daarvoor is het eerst nodig om intern kennis en ervaringen te delen. De eerste afspraak daarvoor is inmiddels gemaakt.”
“Gewoon aan de slag gaan”
Heeft Allard tot slot nog een advies voor andere leveranciers van medische hulpmiddelen. “Gewoon met GDSN aan de slag gaan”, antwoordt ze. “Als RMS hebben we het delen van productdata altijd belangrijk gevonden. Als ziekenhuizen die data via GDSN willen ontvangen, gaan we daarin mee. Op dit moment levert dat ons niet altijd tijdbesparing op, maar ik ben ervan overtuigd dat deze werkwijze op termijn ook ons meer efficiëntie zal opleveren.”